Avis de confidentialité pour ceux qui postulent chez Digital Extremes

Dernière mise à jour : 20 septembre 2023

Que couvre cet avis ?

Cet avis décrit comment Digital Extremes Ltd. ("nous", "notre" ou "nos") utilise et divulgue vos données personnelles dans le cadre de votre relation avec nous. Nous sommes un "contrôleur de données" en ce qui concerne les informations que vous nous fournissez dans le cadre de votre candidature. Cela signifie que nous sommes responsables de décider comment nous détenons et utilisons les données personnelles vous concernant.

Vous recevez une copie de cet avis de confidentialité parce que vous postulez pour travailler chez nous. Il vous permet de savoir comment et pourquoi vos données personnelles seront utilisées, notamment aux fins de l'exercice de recrutement, et combien de temps elles seront généralement conservées. Il décrit également vos droits en matière de protection des données, y compris le droit de vous opposer à certains des traitements que nous effectuons. Le traitement des données décrit dans cet avis peut être limité comme l'exige la loi applicable. Nous pouvons également vous informer par d'autres moyens, de temps à autre, du traitement de vos données personnelles.

Quelles catégories de données personnelles collectons-nous ?

Nous collectons et traitons les types de données personnelles suivants dans le cadre de votre candidature pour travailler chez nous :

Données d'identité et de contact : comprend le nom, le sexe, la nationalité, l'adresse email et d'autres informations d'identité et de contact que vous fournissez dans votre CV.
Données de candidature : comprend le niveau d'éducation, l'expérience de travail, les compétences, les qualifications, les certifications et d'autres informations soumises par le candidat.
Informations sensibles : appartenance ethnique, statut d'ancien combattant, handicaps, données de casier judiciaire

Nous collectons la plupart de ces informations directement auprès de vous. Par exemple, les données sont collectées via les formulaires de candidature et les CV ; via la correspondance avec vous ; ou grâce à l'utilisation de nos systèmes techniques, y compris la plateforme Greenhouse. Nous collectons également des informations vous concernant auprès d'autres personnes ou organisations : nous collectons des données sur vos expériences professionnelles, vos compétences, votre emploi et votre éducation à partir de vos références et de vos profils sur les réseaux sociaux, ainsi que des données sur les casiers judiciaires via les services de vérification des antécédents.

Pourquoi nous collectons, utilisons et stockons ces données personnelles

Nous devons avoir une base légale pour traiter vos données. Nous expliquons ces bases juridiques ci-dessous. Nous expliquons également les finalités pour lesquelles nous traitons vos données et les catégories de données que nous utilisons pour chaque finalité.

Activité de traitement	Catégories de données personnelles	Raison du traitement	Base légale
Traitement des candidatures et embauche	Identité et données de contact	Nous collectons, traitons, transférons et stockons ces données pour examiner les candidatures, évaluer votre adéquation au poste, programmer et mener des entretiens, communiquer et prendre des décisions éclairées concernant le poste, et vous rembourser toutes les dépenses convenues engagées dans le cadre du processus de candidature.	Ce traitement est nécessaire par intérêt légitime pour nous permettre de traiter et de prendre une décision concernant votre candidature
Campagnes de recrutement	Identité et coordonnées	Nous collectons, traitons, transférons et stockons ces informations pour améliorer notre processus de recrutement et nos campagnes sur les plateformes de médias sociaux telles que LinkedIn, nos comptes d'entreprise, les salons de l'emploi (virtuels et en personne) et les campagnes par email.	Ce traitement est nécessaire par intérêt légitime dans la gestion de nos processus de candidature et de recrutement Lorsque nous réalisons certaines campagnes par email et ciblage en ligne, nous le faisons avec votre consentement.
Analyse de recrutement	Identité et coordonnées Données de candidature	Nous collectons, traitons, transférons et stockons ces informations pour effectuer des analyses internes, conserver des enregistrements de notre processus de recrutement, améliorer notre processus de recrutement et comprendre les tendances de recrutement dans notre entreprise.	Ce traitement est nécessaire par intérêt légitime dans la gestion de nos processus de candidature et de recrutement.
Garder le contact	Identité et coordonnées	Nous collectons, traitons, transférons et stockons ces informations pour contacter les candidats au sujet de futurs postes.	Ce traitement est nécessaire par intérêt légitime dans la gestion de nos processus de candidature et de recrutement.
La vérification des antécédents	Identité et coordonnées Données de candidature	Nous recueillons, traitons, transférons et stockons ces informations pour vérifier les qualifications professionnelles et éducatives, protéger notre entreprise contre les réclamations légales, nous conformer aux obligations légales, réglementaires, d'audit et d'enquête.	Ce traitement est nécessaire par intérêt légitime afin de vérifier les informations fournies par les candidats. Le cas échéant, ce traitement est nécessaire pour se conformer à nos obligations légales et réglementaires, y compris celles liées aux lois fiscales, anti-corruption, à l'égalité des chances, à la lutte contre la discrimination et au droit au travail.
Respect de l'Égalité et de la Diversité	Identité et coordonnées Données sensibles (appartenance ethnique, statut de vétéran, handicaps)	Nous ne collectons ces informations que lorsque vous nous les fournissez volontairement. Nous utilisons ces informations pour surveiller notre engagement à promouvoir la diversité et l'inclusion sur notre lieu de travail.	Ce traitement est nécessaire par intérêt légitime afin d'analyser et de suivre la diversité de nos effectifs. Le cas échéant, ce traitement est nécessaire au respect de nos obligations légales et réglementaires relatives à l'égalité des chances et aux lois anti-discrimination.

Lorsque nous traitons des données personnelles sur la base d'un intérêt légitime, alors - comme l'exige la loi sur la protection des données - nous avons effectué un test de mise en perspective pour documenter nos intérêts, examiner l'impact du traitement sur les individus et déterminer si les intérêts des personnes l'emportent sur nos intérêts dans le traitement en cours. Vous pouvez obtenir plus d'informations sur cette mise en perspective en utilisant les coordonnées à la fin de l'avis.

Pour certains postes, il nous sera nécessaire de vérifier les détails que vous avez fournis (par exemple, en ce qui concerne votre identité, vos antécédents professionnels, vos qualifications académiques et vos références professionnelles) et d'effectuer des vérifications des antécédents avant l'embauche. Le niveau des vérifications dépendra de votre rôle et sera effectué aussi tard que possible dans le processus de recrutement et souvent seulement après que vous ayez été sélectionné pour le poste. Si votre candidature est acceptée, nous vous fournirons de plus amples informations sur les vérifications concernées et obtiendrons tout consentement nécessaire avant de procéder à ces vérifications.

Si vous ne fournissez pas les informations demandées, qui nous sont nécessaires pour examiner votre candidature (telles que des preuves de qualifications ou des antécédents professionnels), nous ne serons pas en mesure de traiter votre candidature.

Comment nous partageons vos données personnelles

Digital Extremes ne divulguera ni ne donnera accès aux données personnelles que nous détenons à votre sujet à aucun tiers, sauf dans les conditions suivantes :

Au sein de Digital Extremes

Digital Extremes partagera parfois vos informations avec les employés de nos départements RH, informatique, finances et autres au sein de nos bureaux, si nécessaire, pour décider de votre éligibilité au poste.

Fournisseurs de services tiers

Vos données personnelles seront également partagées avec un groupe limité de prestataires de services tiers qui les traiteront en notre nom. Tous les fournisseurs de services tiers et autres entités du groupe sont tenus de prendre des mesures de sécurité appropriées pour protéger vos données personnelles conformément à nos politiques. Nous n'autorisons pas nos fournisseurs de services tiers à utiliser vos données personnelles à leurs propres fins en dehors de nos instructions. Nous ne leur permettons de traiter vos données personnelles qu'à des fins spécifiques.

Ces fournisseurs comprennent :

Greenhouse Software Inc., notre partenaire de recrutement et d'intégration qui nous aide à traiter les candidatures, à mener des campagnes de recrutement et à vous contacter concernant nos décisions ou nos futurs postes. Il s'agit de notre principale plateforme de recrutement sur laquelle nous conservons vos données. Nous partageons votre identité et vos coordonnées, les données liées à la candidature et des données sensibles limitées avec ce tiers.
Ceridian Dayforce, notre fournisseur de système d'information RH qui traite vos informations une fois l'embauche effectuée. Nous partageons votre identité et vos coordonnées, votre candidature et des données sensibles limitées pour la vérification des antécédents.
Google Sheets, que notre équipe de recrutement utilise pour suivre le processus de recrutement. Nous ne partageons et n'utilisons que votre nom sur cette plateforme.

Organismes gouvernementaux ou chargés de l'application de la loi

Les données personnelles peuvent être partagées avec les autorités gouvernementales et/ou les responsables de l'application des lois si nécessaire pour se conformer aux obligations légales stipulées ci-dessus.

Vente de notre entreprise

Si Digital Extremes est vendu ou intégré à une autre entreprise, vos coordonnées peuvent être divulguées à nos conseillers et à tout conseiller de tout acheteur potentiel et seront transmises aux nouveaux propriétaires de l'entreprise comme convenu.

Où nous transférons vos données personnelles

Les données personnelles que nous recueillons auprès de vous peuvent être transférées et stockées en dehors de votre juridiction, y compris là où se trouvent nos bureaux, aux fins décrites ci-dessus. Nous veillerons à ce que des mesures de protection appropriées soient en place pour protéger la confidentialité et l'intégrité de vos données personnelles dans de telles circonstances.

Sécurité des données : comment nous stockons et protégeons vos données

Nous avons mis en place des mesures pour raisonnablement assurer la sécurité des données personnelles que nous collectons et stockons à votre sujet. Nous prendrons des mesures raisonnables pour protéger vos données personnelles contre toute divulgation ou tout accès non autorisé. Cela inclut l'utilisation de mesures de protection physiques, électroniques et administratives appropriées. Pour plus d'informations, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées fournies ci-dessous.

Vos choix et droits

Vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

Le droit d'accès – Vous avez le droit de demander des copies de vos données personnelles.
Le droit de rectification – Vous avez le droit de nous demander de corriger toute information que vous jugez inexacte. Vous avez également le droit de nous demander de compléter les informations que vous jugez incomplètes.
Le droit à l'effacement – Vous avez le droit de demander l'effacement de vos données personnelles, lorsqu'il n'y a aucune raison valable pour que nous continuions à les traiter. Vous avez également le droit de nous demander de supprimer vos données personnelles lorsque vous avez exercé votre droit d'opposition au traitement.
Le droit de limiter le traitement – Vous avez le droit de nous demander de limiter le traitement de vos données personnelles, sous certaines conditions.
Le droit de s'opposer au traitement – Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles lorsque nous nous appuyons sur des intérêts légitimes. Vous avez également le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct.
Le droit à la portabilité des données – Vous avez le droit de nous demander de transférer les données que nous avons collectées à un autre organisme, ou directement à vous, sous certaines conditions.
Le droit de ne pas être soumis à une prise de décision automatisée pour des effets juridiques ou significativement similaires.

Là où nous vous avons demandé votre consentement, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Le consentement n'affecte pas la légitimité du traitement fondé sur le consentement avant votre retrait. Ces droits peuvent être limités, par exemple si répondre à votre demande révèle des données personnelles sur une autre personne, ou si vous nous demandez de supprimer des informations que nous sommes obligés par la loi à conserver ou que nous avons des intérêts légitimes impérieux à conserver.

Vous avez également le droit de porter plainte auprès de l'autorité de contrôle compétente de votre juridiction.

Combien de temps nous conservons vos données personnelles

Nous conserverons et traiterons les données personnelles vous concernant uniquement aussi longtemps que nous en aurons besoin pour remplir la ou les finalités pour lesquelles nous les avons collectées. Cela inclut leur conservation pour prendre des décisions de recrutement, vous contacter au sujet de notre décision, effectuer des analyses de recrutement et vous tenir informé des futurs postes. Vos données personnelles sont conservées par Greenhouse.

Nous déterminons la durée de conservation appropriée pour vos données personnelles, en évaluant plusieurs critères. Ceux-ci incluent : la nature et la sensibilité des données personnelles ; la quantité de données personnelles que nous détenons ; le risque de préjudice associé à l'utilisation ou à la divulgation non autorisée de vos données personnelles ; la finalité du traitement de vos données personnelles ; si nous pouvons atteindre cet objectif par d'autres moyens ; et les exigences légales pertinentes.

Pour les candidats, nous conserverons les informations que vous fournissez pendant le processus de candidature. Cela fera partie de votre dossier. Si votre candidature n'est pas retenue, les informations que vous avez fournies seront conservées par nous pendant 6 mois après la communication de notre décision. Nous le faisons afin de pouvoir démontrer le respect des lois sur l'emploi et que nous avons mené notre processus de recrutement de manière équitable et transparente.

Une fois les 6 mois écoulés, nous détruisons les informations personnelles de manière sécurisée et conformément à notre politique de conservation des données et à nos obligations légales et réglementaires ou les conservons sous une forme qui ne vous identifie plus.

Mises à jour de cet avis de confidentialité

Nous nous réservons le droit de mettre à jour cet avis de confidentialité à tout moment et nous vous fournirons un nouvel avis de confidentialité lorsque nous effectuerons des mises à jour substantielles. Nous pouvons également vous informer par d'autres moyens, de temps à autre, du traitement de vos données personnelles.

Si vous êtes résident de Californie

Cette section contient les informations requises par le California Consumer Privacy Act (« CCPA »). Nous traitons vos données personnelles conformément au reste de cet avis de confidentialité, y compris

Les types d'informations que nous collectons,
Les sources d'informations que nous collectons figurent dans la section "Quelles catégories de données personnelles collectons-nous ?" de cette politique ;
La finalité du traitement, voir la section " Pourquoi nous collectons, utilisons et stockons ces données personnelles " de cette politique ;
Avec qui nous divulguons vos informations personnelles, voir la section " Comment nous partageons vos données personnelles " de cette politique ;
Nous partageons des informations personnelles lorsque vous nous demandez de le faire, lorsque la loi l'exige ou pour répondre à des procédures judiciaires, pour protéger notre propriété ou la sécurité de nos employés et clients, ou si nous entrons dans une fusion, une acquisition ou vente de nos actifs ; et
Combien de temps nous conservons vos informations personnelles, consultez la section "Combien de temps nous conservons vos données personnelles" de cette politique.

Nous pouvons utiliser et partager des informations regroupées et anonymisées dans la mesure permise par la loi applicable. Lorsque nous utilisons des informations anonymisées, nous conservons et utilisons les informations sous une forme anonymisée et ne tentons pas de les réidentifier, sauf pour vérifier si nos processus de désidentification satisfont aux exigences de la loi applicable.

Catégories de renseignements personnels que nous collectons et divulguons. Nous collectons et divulguons les catégories suivantes d'informations personnelles sur nos candidats résidant en Californie :

Identifiants personnels et en ligne (tels que nom et prénom, numéro de sécurité sociale, numéro de permis de conduire, identifiants de connexion, adresse email ou identifiants en ligne uniques)
Caractéristiques des classifications protégées en vertu de la loi californienne ou fédérale (telles que l'appartenance ethnique, le sexe ou le statut lié à un handicap)
Informations sur l'activité Internet ou d'autres réseaux électroniques (comme les interactions avec un site Web, un courrier électronique ou une application)
Informations professionnelles ou liées à l'emploi (telles que vos antécédents professionnels et votre curriculum vitae)
Informations sur l'éducation (telles que vos antécédents scolaires et vos relevés de notes)
Autres informations vous concernant liées aux informations personnelles ci-dessus

Nous ne vendons pas et n'avons jamais vendu d'informations qui vous identifient à qui que ce soit. Nous ne vendons ni ne partageons à notre connaissance les informations personnelles des consommateurs de moins de 16 ans. Certaines des informations décrites ci-dessus sont également définies comme "Informations personnelles sensibles" en vertu de la CCPA, et nous n'utilisons ni ne divulguons d'informations personnelles sensibles à des fins autres que celles spécifiées dans la CCPA et ses règlements d'application.

Vos droits concernant les informations personnelles. Les résidents de Californie ont certains droits en ce qui concerne les informations personnelles collectées par les entreprises. Si vous résidez en Californie, vous pouvez exercer les droits suivants concernant vos informations personnelles, sous réserve de certaines exceptions et restrictions :

Le droit de connaître les catégories et les éléments spécifiques d'informations personnelles que nous collectons, utilisons, divulguons et vendons à votre sujet ; les catégories de sources à partir desquelles nous avons collecté des informations personnelles vous concernant ; nos objectifs de collecte ou de vente d'informations personnelles vous concernant ; les catégories d'informations personnelles vous concernant que nous avons vendues ou divulguées à des fins commerciales ; et les catégories de tiers avec lesquels nous avons partagé des informations personnelles.
Le droit de demander que nous corrigions des informations personnelles inexactes que nous conservons à votre sujet.
Le droit de demander que nous supprimions les informations personnelles que nous avons collectées auprès de vous.
Le droit de ne pas recevoir de traitement discriminatoire pour l'exercice des droits à la vie privée conférés par le CCPA.

Vous ou votre agent autorisé pouvez soumettre une demande d'exercice de vos droits en envoyant un email à privacy@digitalextremes.com ou en ligne via https://www.digitalextremes.com/contact.

Nous ne ferons aucune discrimination à votre encontre pour avoir exercé l'un des droits décrits dans cette section. Pour votre sécurité et pour vous assurer que des tiers non autorisés n'accèdent pas à vos informations personnelles, nous pouvons être amenés à vérifier votre identité avant de pouvoir donner suite à votre demande. Dans certains cas, nous pouvons être amenés à vous demander des informations supplémentaires pour vérifier votre identité ou comprendre la portée de votre demande. Généralement, nous vérifions votre identité en faisant correspondre les informations fournies dans votre demande avec les informations que nous conservons dans nos dossiers. Nous vous demanderons de fournir, au minimum, des informations de contact de base, telles que votre nom et votre adresse email.

Contactez-nous

Si vous avez des questions sur cet avis de confidentialité ou si vous souhaitez nous contacter pour quelque raison que ce soit concernant le traitement de vos données personnelles, veuillez nous contacter.

Envoyez-nous un email à : privacy@digitalextremes.com

Ou écrivez-nous au : 250 York Street, London, Ontario, N6A 6K2